Tracciabilità spese di trasferta e spese di rappresentanza

A partire dal 1° gennaio 2025, entrano in vigore nuove disposizioni fiscali che impongono l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili per la deducibilità delle spese di trasferta sostenute da lavoratori dipendenti, autonomi e imprese.

A partire dall’01.01.2025, i dipendenti che effettueranno delle trasferte, sia all’interno che all’esterno del comune in cui si trova il loro luogo di lavoro, potranno escludere dal reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (comprese quelle sostenute per servizi di taxi e NCC), rimborsate dal datore di lavoro, esclusivamente se i pagamenti saranno effettuati tramite strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni di pagamento, assegni bancari o circolari.

Pertanto, non sarà più sufficiente compilare le note spese: sarà indispensabile dimostrare la tracciabilità di ogni pagamento effettuato. Nel caso in cui le spese siano state sostenute in contanti e successivamente richieste a rimborso, queste saranno soggette a tassazione e contribuzione, al pari di qualsiasi altra forma di compenso erogata al lavoratore.

Dall’01.01.2025, le spese per prestazioni alberghiere, consumazioni di alimenti e bevande, viaggi e trasporti con autoservizi pubblici non di linea, nonché i rimborsi chilometrici relativi a tali spese, saranno deducibili solo se pagate utilizzando strumenti tracciabili. Tali disposizioni si applicano sia alle spese addebitate in modo analitico al committente sia ai rimborsi corrisposti per le trasferte di dipendenti o lavoratori autonomi.

Anche le spese di rappresentanza saranno deducibili dal reddito esclusivamente se effettuate utilizzando strumenti di pagamento tracciabili. Resta invariato il requisito fondamentale per la deducibilità, ossia l’inerenza della spesa all’attività d’impresa.